Có bao giờ bạn ngồi vào bàn lúc tám giờ sáng với một danh sách việc dài dằng dặc, rồi ngẩng lên đã thấy mười một giờ trưa mà trong tay chỉ có vài ba việc lặt vặt được gạch đi, còn việc quan trọng nhất thì vẫn nằm yên ở đầu danh sách như chưa từng được chạm tới? Mình đã trải qua cảm giác đó rất nhiều lần, và điều mình nhận ra sau một thời gian dài loay hoay là vấn đề hiếm khi nằm ở chuyện mình lười hay thiếu cố gắng, mà nằm ở chỗ mình chưa có một cách chia thời gian đủ rõ ràng để bộ não biết lúc nào cần dồn sức và lúc nào được phép nghỉ. Trong bài viết này, AZLMH sẽ cùng bạn đi qua các kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến nhất hiện nay, đặc biệt là ba phương pháp được nhiều người tin dùng là Pomodoro, 52/17 và time-blocking, kèm theo cách áp dụng cụ thể để bạn có thể bắt tay thử ngay trong buổi làm việc tiếp theo.
Vì sao chăm chỉ thôi chưa đủ, bạn cần thêm một kỹ thuật quản lý thời gian?
Nhiều người nghĩ rằng chỉ cần ngồi lâu hơn, làm muộn hơn thì việc sẽ xong nhiều hơn, nhưng thực tế khả năng tập trung của con người không phải là một bình xăng có thể đổ đầy rồi chạy mãi, mà giống một chiếc pin cần được sạc lại theo từng chu kỳ. Khi bạn cứ cố làm liên tục mà không có điểm dừng, chất lượng công việc sẽ âm thầm đi xuống, bạn bắt đầu đọc đi đọc lại một đoạn văn mà không hiểu, hoặc mở điện thoại lúc nào không hay.
Các nghiên cứu về sự xao nhãng tại nơi làm việc cho thấy sau mỗi lần bị cắt ngang, chúng ta có thể mất đến hơn hai mươi phút mới quay lại được trạng thái tập trung ban đầu, và điều đáng nói là phần lớn những lần cắt ngang ấy lại do chính mình tự gây ra. Một kỹ thuật quản lý thời gian tốt sẽ đóng vai trò như hàng rào bảo vệ quãng tập trung của bạn, giúp bạn biết rõ mình đang làm gì, làm trong bao lâu và khi nào được nghỉ, từ đó vừa làm được nhiều việc hơn vừa không bị kiệt sức vào cuối ngày.
Các kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến mà bạn có thể áp dụng ngay
Không có kỹ thuật nào hoàn hảo cho tất cả mọi người, bởi mỗi người có một nhịp làm việc, một tính chất công việc và một mức chịu đựng áp lực khác nhau. Vì vậy, mình sẽ bắt đầu với ba kỹ thuật được nhắc tới nhiều nhất là Pomodoro, 52/17 và time-blocking, sau đó giới thiệu thêm những phương pháp khác để bạn có thể kết hợp linh hoạt, chọn ra công thức phù hợp nhất với chính mình thay vì rập khuôn theo bất kỳ ai.
1. Kỹ thuật Pomodoro – chia nhỏ công việc thành từng “quả cà chua”
Pomodoro là kỹ thuật do Francesco Cirillo, khi đó còn là một sinh viên đại học ở Ý, nghĩ ra vào cuối những năm 1980 trong lúc vật lộn với núi bài vở và cảm giác chán nản mỗi lần ngồi vào bàn học. Ông thử thách bản thân chỉ cần tập trung trọn vẹn trong một khoảng ngắn, và để giữ lời hứa đó, ông dùng chiếc đồng hồ hẹn giờ nhà bếp hình quả cà chua, mà trong tiếng Ý, cà chua chính là “pomodoro”.
Cách làm của Pomodoro đơn giản đến mức ai cũng có thể bắt đầu chỉ sau vài phút đọc hướng dẫn:
- Bước 1: Chọn một việc duy nhất bạn muốn làm, viết nó ra giấy hoặc ghi vào danh sách để không bị phân vân giữa chừng.
- Bước 2: Đặt đồng hồ đếm ngược 25 phút và chỉ làm đúng việc đó cho tới khi chuông reo.
- Bước 3: Khi hết giờ, đánh dấu một Pomodoro đã hoàn thành và ghi lại mình đã làm được gì.
- Bước 4: Nghỉ ngắn 5 phút, đứng dậy đi lại, uống nước, tránh xa màn hình.
- Bước 5: Sau bốn Pomodoro liên tiếp, cho mình một khoảng nghỉ dài hơn từ 15 đến 30 phút để lấy lại sức.
Điều mình thích nhất ở Pomodoro là nó đánh bại sự trì hoãn bằng cách khiến việc bắt đầu trở nên nhẹ nhàng, bởi cam kết ngồi làm 25 phút dễ chấp nhận hơn rất nhiều so với việc tự nhủ phải ngồi viết cả buổi chiều. Ngoài ra, Cirillo còn đặt ra vài nguyên tắc rất đáng nhớ: việc nào cần hơn bốn Pomodoro thì nên chia nhỏ ra, những việc vụn vặt thì gom chung vào một Pomodoro, và một khi đã bấm giờ thì không được tự ý dừng giữa chừng để kiểm tra tin nhắn. Nếu có ý tưởng hay việc phát sinh, bạn chỉ cần ghi nhanh ra giấy rồi quay lại xử lý trong giờ nghỉ.
Pomodoro đặc biệt hợp với học sinh, sinh viên đang ôn thi, người làm việc tự do hay bất kỳ ai hay bị cuốn vào những xao nhãng nhỏ. Tuy nhiên, nếu bạn làm lập trình, viết lách dài hay thiết kế, quãng 25 phút đôi khi lại quá ngắn và tiếng chuông có thể cắt ngang đúng lúc bạn đang nhập tâm nhất, khi đó bạn hoàn toàn có thể kéo dài mỗi phiên lên 40 hoặc 50 phút cho phù hợp.
2. Quy tắc 52/17 – làm sâu hơn, nghỉ trọn vẹn hơn
Nếu Pomodoro giống một chuỗi chạy nước rút ngắn thì 52/17 lại giống những chặng chạy trung bình, nơi bạn làm việc tập trung liên tục trong 52 phút rồi nghỉ hẳn 17 phút. Con số tưởng chừng ngẫu nhiên này thực ra đến từ một nghiên cứu năm 2014 của DeskTime, một ứng dụng theo dõi thời gian làm việc, khi họ phân tích dữ liệu của hàng loạt người dùng và nhận thấy nhóm có năng suất cao nhất thường không làm nhiều giờ hơn người khác, mà làm theo nhịp khoảng 52 phút tập trung và 17 phút rời hẳn khỏi công việc.
Bạn có thể hình dung một buổi sáng áp dụng 52/17 như sau:
- 8:00 – 8:52: Phiên làm việc thứ nhất, dành cho việc khó và quan trọng nhất trong ngày.
- 8:52 – 9:09: Nghỉ 17 phút, đi bộ một vòng, vươn vai hoặc pha một tách trà.
- 9:09 – 10:01: Phiên thứ hai, tiếp tục với việc đang dở hoặc chuyển sang việc cần suy nghĩ sâu.
- 10:01 – 10:18: Nghỉ 17 phút, tránh lướt mạng xã hội để đầu óc thực sự được thả lỏng.
- 10:18 – 11:10: Phiên thứ ba, xử lý các việc nhẹ hơn như trả lời tin nhắn, sắp xếp tài liệu.
Điểm mạnh của 52/17 nằm ở chỗ quãng làm việc đủ dài để bạn đi sâu vào những việc cần suy nghĩ liền mạch, trong khi quãng nghỉ đủ lâu để não bộ thực sự hồi phục chứ không chỉ kịp liếc qua điện thoại rồi quay lại. Chính DeskTime khi lặp lại nghiên cứu vào năm 2021 cũng ghi nhận những người làm việc hiệu quả nhất lúc đó có xu hướng làm khoảng 112 phút rồi nghỉ 26 phút, điều này cho thấy con số cụ thể không quan trọng bằng tỷ lệ giữa làm và nghỉ. Cách áp dụng dễ nhất là đặt hai mốc giờ trên công cụ đếm ngược của AZLMH, một mốc 52 phút cho phiên làm và một mốc 17 phút cho phiên nghỉ, rồi luân phiên chúng suốt buổi.
3. Time-blocking – biến cả ngày thành những khối thời gian có chủ đích
Time-blocking, hay còn gọi là phương pháp chia khối thời gian, là cách bạn lấy toàn bộ ngày làm việc ra và chia thành từng khối, mỗi khối được dành riêng cho một việc hoặc một nhóm việc cụ thể, thay vì chỉ có một danh sách việc cần làm mà không biết khi nào sẽ làm. Khi mỗi việc đã có “chỗ ngồi” riêng trên lịch, bạn sẽ không còn mất thời gian suy nghĩ xem tiếp theo nên làm gì, và những việc quan trọng cũng không bị những việc gấp nhưng vặt vãnh lấn chỗ.
Để bắt đầu với time-blocking, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Dành 10 đến 15 phút vào cuối ngày hôm trước để liệt kê những việc cần làm cho ngày mai, kể cả các cuộc họp và thời gian cá nhân.
- Ước lượng thời gian thật cho từng việc, nên cộng thêm một chút dư phòng vì chúng ta thường đánh giá thấp thời gian cần thiết.
- Xếp việc khó nhất vào khung giờ bạn tỉnh táo nhất, thường là buổi sáng, còn việc nhẹ thì đặt vào đầu giờ chiều khi năng lượng chùng xuống.
- Gom những việc giống nhau như trả lời thư, gọi điện, xử lý giấy tờ vào cùng một khối để tránh phải chuyển qua lại liên tục.
- Chừa ra một hai khối trống trong ngày để đón những việc phát sinh, tránh việc cả lịch bị đổ vỡ chỉ vì một cuộc gọi bất ngờ.
Phương pháp này được nhiều người nổi tiếng nhắc tới như một thói quen quen thuộc, và lý do nó hiệu quả là vì lịch làm việc giờ đây không chỉ ghi lại các cuộc hẹn với người khác mà còn ghi lại cả những cuộc hẹn với chính bạn. Điều quan trọng là đừng coi các khối thời gian như luật thép, nếu một việc kéo dài hơn dự kiến thì cứ dời khối sau đi, miễn là cuối ngày bạn nhìn lại để điều chỉnh cách ước lượng cho lần sau chính xác hơn.
4. Hộp thời gian – đặt giới hạn cứng để không sa vào cầu toàn
Hộp thời gian nghe có vẻ giống time-blocking, nhưng điểm khác biệt nằm ở tinh thần của nó, bởi ở đây bạn không chỉ xếp việc vào lịch mà còn tự đặt ra một giới hạn cứng, hết giờ là dừng dù việc đã xong hay chưa. Chẳng hạn, bạn cho mình đúng 45 phút để viết bản nháp đầu tiên cho một bài báo cáo, khi chuông reo thì buông tay, chấp nhận kết quả đang có rồi chuyển sang việc khác.
Kỹ thuật này đặc biệt hữu ích với những ai có xu hướng cầu toàn, hay mất cả buổi để chỉnh đi chỉnh lại một chi tiết nhỏ không ai để ý. Khi biết thời gian có hạn, bạn sẽ buộc mình tập trung vào phần cốt lõi trước, và chính áp lực vừa phải đó lại giúp bạn quyết đoán hơn rất nhiều so với lúc có cả ngày để làm.
5. Gom nhóm công việc cùng loại
Mỗi lần bạn chuyển từ việc viết sang việc gọi điện, rồi từ gọi điện sang đọc tài liệu, bộ não cần một khoảng thời gian để “khởi động lại”, và những khoảng hao hụt nhỏ ấy cộng dồn cả ngày có thể lên tới hàng giờ đồng hồ. Gom nhóm công việc là cách bạn xử lý tất cả những việc có tính chất giống nhau trong cùng một lượt, ví dụ dành riêng nửa tiếng cuối buổi sáng để trả lời toàn bộ thư từ thay vì kiểm tra hộp thư mỗi mười phút một lần.
Bạn có thể nhóm theo loại việc như gọi điện, viết lách, họp hành, hoặc theo địa điểm như các việc cần ra ngoài thì làm một chuyến. Khi kết hợp gom nhóm với time-blocking, mỗi khối thời gian trên lịch sẽ trở thành một “phòng làm việc” riêng biệt, giúp bạn giữ được mạch suy nghĩ liền lạc lâu hơn.
6. Theo dõi thời gian thực tế bạn đã dùng
Rất nhiều người tin rằng mình biết rõ thời gian của bản thân đi đâu, nhưng chỉ cần ghi lại trung thực trong một tuần, bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy những việc tưởng chỉ mất mười phút lại ngốn cả tiếng, còn những khoảng “lướt điện thoại một chút” hóa ra chiếm một phần không nhỏ trong ngày. Theo dõi thời gian chính là bước nền móng cho mọi kỹ thuật khác, bởi bạn không thể quản lý tốt thứ mà mình chưa đo được.
Cách làm rất đơn giản: mỗi khi bắt đầu hoặc chuyển sang việc mới, bạn ghi lại giờ và tên việc vào sổ tay, bảng tính hoặc một ứng dụng ghi chép. Sau một tuần, hãy ngồi xem lại để tìm ra đâu là những “lỗ hổng” làm rò rỉ thời gian, từ đó lên kế hoạch thực tế hơn cho tuần tiếp theo.
7. Làm việc theo nhịp sinh học 90 phút
Các nhà khoa học từ lâu đã ghi nhận rằng cơ thể con người vận hành theo những chu kỳ ngắn lặp lại trong ngày, trong đó có một nhịp kéo dài khoảng 90 phút, khi mức tỉnh táo dâng lên đến đỉnh rồi dần dần đi xuống. Thay vì cố chống lại sự mệt mỏi bằng cà phê, kỹ thuật này gợi ý bạn làm việc tập trung khoảng 90 phút, sau đó nghỉ từ 15 đến 20 phút để cơ thể kịp nạp lại năng lượng.
Để áp dụng hiệu quả, bạn nên quan sát bản thân vài ngày xem mình thường tỉnh táo nhất vào khung giờ nào và bắt đầu uể oải sau bao lâu. Những việc đòi hỏi tư duy sâu như lập kế hoạch, phân tích hay sáng tạo nên đặt vào lúc đỉnh cao, còn việc mang tính thủ tục thì để dành cho lúc năng lượng chững lại.
8. Làm việc theo dòng tập trung tự nhiên
Nếu bạn thấy tiếng chuông của Pomodoro hay 52/17 cứ cắt ngang đúng lúc mình đang nhập tâm thì phương pháp làm việc theo dòng tập trung có thể là lựa chọn dễ chịu hơn. Ở đây, bạn không đặt trước thời lượng, mà chỉ ghi lại giờ bắt đầu, cứ làm cho tới khi cảm thấy sự tập trung bắt đầu giảm thì dừng lại, ghi giờ kết thúc và nghỉ một khoảng tương xứng, thường là làm càng lâu thì nghỉ càng dài.
Cách này đòi hỏi bạn phải trung thực và lắng nghe cơ thể nhiều hơn, nhưng đổi lại, sau vài tuần ghi chép, bạn sẽ hiểu rất rõ mình tập trung tốt nhất trong bao lâu, với loại việc nào và vào thời điểm nào trong ngày. Đó là những dữ liệu cực kỳ quý giá để bạn tự thiết kế lịch làm việc riêng.
9. Ma trận Eisenhower – phân loại việc theo mức quan trọng và độ gấp
Ma trận Eisenhower được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower, vị tổng thống thứ 34 của nước Mỹ, người nổi tiếng với khả năng xử lý khối lượng công việc khổng lồ mà vẫn giữ được sự tỉnh táo. Ý tưởng cốt lõi của ông là những việc thật sự quan trọng hiếm khi gấp gáp, còn những việc gấp gáp thì lại thường không quan trọng như chúng ta nghĩ.
Bạn chia toàn bộ việc cần làm vào bốn ô:
- Quan trọng và gấp: Làm ngay, ví dụ hạn nộp báo cáo trong hôm nay hay một sự cố cần xử lý.
- Quan trọng nhưng không gấp: Lên lịch để làm, như học thêm kỹ năng, lập kế hoạch dài hạn, chăm sóc sức khỏe.
- Gấp nhưng không quan trọng: Giao lại cho người khác hoặc giới hạn thời gian xử lý, như những cuộc gọi hay tin nhắn thông thường.
- Không quan trọng cũng không gấp: Loại bỏ hoặc cắt giảm tối đa, như lướt mạng không mục đích.
Ô thứ hai là nơi quyết định bạn sẽ tiến xa đến đâu, vì vậy hãy dùng time-blocking để giữ chỗ cho những việc này trên lịch trước khi chúng bị những việc gấp chen mất.
10. Quy tắc 2 phút
Quy tắc 2 phút xuất phát từ hệ thống tổ chức công việc nổi tiếng của David Allen, với nguyên tắc rất dễ nhớ: nếu một việc có thể hoàn thành trong vòng hai phút thì hãy làm ngay, đừng ghi vào danh sách để làm sau. Lý do là thời gian và công sức để ghi chép, nhớ lại rồi quay lại làm một việc nhỏ đôi khi còn tốn hơn chính việc đó.
Những việc như trả lời một tin nhắn xác nhận, cất tài liệu vào đúng thư mục hay đặt một lời nhắc lên lịch đều nên được giải quyết luôn. Áp dụng đều đặn, danh sách việc của bạn sẽ gọn hơn hẳn, và cảm giác hoàn thành liên tiếp những việc nhỏ cũng tạo ra đà rất tốt để bạn bước vào những việc lớn.
11. Phương pháp “ăn con ếch” vào buổi sáng
Cái tên nghe có phần kỳ quặc này bắt nguồn từ một câu nói thường được gán cho nhà văn Mark Twain, đại ý nếu việc của bạn là phải ăn một con ếch sống thì tốt nhất hãy ăn nó ngay từ sáng sớm, và sau đó cả ngày chẳng còn gì tệ hơn có thể xảy ra. Diễn giả Brian Tracy về sau đã phát triển ý tưởng này thành cả một cuốn sách về chống trì hoãn.
“Con ếch” ở đây chính là việc khó nhất, ngại nhất nhưng lại có giá trị lớn nhất trong ngày của bạn. Khi giải quyết nó ngay trong vài giờ đầu, lúc đầu óc còn minh mẫn và chưa bị cuốn vào thông báo, bạn sẽ thấy phần còn lại của ngày nhẹ nhõm hơn hẳn. Bạn có thể kết hợp ăn con ếch với một hai phiên Pomodoro đầu tiên để bắt đầu dễ dàng hơn.
12. Nguyên tắc 80/20
Nguyên tắc 80/20 được đặt theo tên nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, người nhận thấy khoảng 80% đất đai ở Ý thời đó nằm trong tay khoảng 20% dân số. Về sau, người ta nhận ra quy luật mất cân đối này xuất hiện ở rất nhiều nơi, trong đó có cả công việc hằng ngày của chúng ta, khi một phần nhỏ các việc thường tạo ra phần lớn kết quả.
Áp dụng vào quản lý thời gian, bạn hãy nhìn vào danh sách việc của mình và tự hỏi đâu là hai, ba việc mà nếu làm tốt sẽ tạo ra khác biệt lớn nhất. Đó là những việc xứng đáng nhận được khung giờ đẹp nhất và sự tập trung cao nhất, còn những việc còn lại có thể làm nhanh, làm gọn hoặc thậm chí bỏ qua.
13. Quy tắc 1-3-5
Nếu danh sách việc của bạn mỗi ngày dài tới mức nhìn vào đã thấy nản, quy tắc 1-3-5 sẽ giúp bạn kéo nó về một kích thước thực tế hơn. Theo quy tắc này, mỗi ngày bạn chỉ chọn tối đa chín việc, gồm một việc lớn, ba việc vừa và năm việc nhỏ.
- 1 việc lớn: Việc quan trọng nhất, cần nhiều thời gian và sự tập trung nhất trong ngày.
- 3 việc vừa: Những việc cần làm nhưng không chiếm quá nhiều sức lực.
- 5 việc nhỏ: Những việc lặt vặt có thể xong nhanh chóng.
Giới hạn rõ ràng này buộc bạn phải chọn lọc, và điều tuyệt vời là khi cuối ngày nhìn lại, bạn có cảm giác thật sự đã hoàn thành chứ không phải luôn thấy mình còn nợ cả một danh sách dài.
14. Phương pháp ABCDE
Phương pháp ABCDE cũng là một gợi ý của Brian Tracy, giúp bạn xếp thứ tự ưu tiên bằng cách gắn cho mỗi việc một chữ cái tùy theo hậu quả nếu không làm nó.
- A: Việc bắt buộc phải làm, bỏ qua sẽ gây hậu quả nghiêm trọng.
- B: Việc nên làm, có hậu quả nhưng nhẹ hơn.
- C: Việc làm được thì tốt, không làm cũng không sao.
- D: Việc có thể giao lại cho người khác.
- E: Việc có thể loại bỏ hoàn toàn.
Nguyên tắc vàng là không bao giờ làm việc B khi vẫn còn việc A chưa xong. Nếu trong nhóm A có nhiều việc, bạn đánh số tiếp A1, A2, A3 để biết rõ việc nào cần làm trước tiên.
15. Bảng Kanban
Kanban là phương pháp có nguồn gốc từ dây chuyền sản xuất của hãng Toyota tại Nhật Bản, sau này được áp dụng rộng rãi cho cả quản lý dự án lẫn công việc cá nhân. Bạn chỉ cần chia một tấm bảng hoặc một trang giấy thành ba cột là “Cần làm”, “Đang làm” và “Đã xong”, mỗi việc là một tấm giấy nhớ được dịch chuyển dần từ trái sang phải.
Điểm hay của Kanban là nó cho bạn nhìn thấy toàn bộ công việc chỉ trong một cái liếc mắt, và nguyên tắc giới hạn số việc ở cột “Đang làm”, chẳng hạn không quá ba việc cùng lúc, sẽ giúp bạn tránh được tình trạng ôm đồm, việc nào cũng dở dang mà chẳng việc nào xong.
Kết luận
Sau khi đi qua các kỹ thuật quản lý thời gian phổ biến trên, có lẽ bạn đã thấy rằng mỗi phương pháp giải quyết một vấn đề khác nhau: Pomodoro giúp bạn vượt qua sự ngại bắt đầu, 52/17 phù hợp khi bạn cần những quãng tập trung sâu hơn, còn time-blocking giúp cả ngày của bạn có một bộ khung rõ ràng. Lời khuyên của mình là đừng cố áp dụng tất cả cùng lúc, hãy chọn một kỹ thuật bạn thấy gần gũi nhất, thử nghiêm túc trong một tuần, rồi dần kết hợp thêm những phương pháp như ma trận Eisenhower hay quy tắc 1-3-5 để sắp xếp thứ tự ưu tiên. Và nếu bạn muốn bắt đầu ngay hôm nay, hãy mở đồng hồ đếm ngược online của AZLMH, đặt 25 hoặc 52 phút cho việc quan trọng nhất trong danh sách của bạn và để tiếng chuông làm người nhắc nhở thay cho ý chí.
